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Ersteinrichtung von Netxp Verein

Dieser Leitfaden begleitet Sie durch die typische Reihenfolge, in der ein Verein Netxp Verein produktiv einrichtet — von der Installation bis zum ersten Beitragseinzug.

info

Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Stammdaten finden Sie in den jeweils verlinkten Modul-Seiten. Dieser Leitfaden gibt den roten Faden vor.

Zweck​

Die Ersteinrichtung schafft alle Stammdaten, die Sie für den Alltag benötigen: Vereinsdaten, Konten, Beitragsarten, Mitglieder und Benutzer. Wenn Sie dieser Reihenfolge folgen, vermeiden Sie typische Abhängigkeitsfehler (z. B. „Beitragsart fehlt“ oder „Konto nicht ausgewählt“).

Voraussetzungen​

So gehen Sie vor​

Schritt 1 — Vereinsdaten erfassen​

Hinterlegen Sie zunächst die Grunddaten Ihres Vereins. Diese werden auf Belegen, in der E-Mail-Kommunikation und in Auswertungen verwendet.

  1. Öffnen Sie Verein → Vereinsdaten.
  2. Tragen Sie Name, Anschrift, Vereinsregister, Steuernummer und Bankverbindung ein.
  3. Hinterlegen Sie ein Vereinslogo, falls vorhanden.

→ Detailseite: Vereinsdaten

Schritt 2 — Konten und Buchungsstellen anlegen​

Damit Einnahmen und Ausgaben strukturiert erfasst werden können, brauchen Sie mindestens ein Bankkonto und einige Einnahme-/Ausgabestellen.

  1. Finanzdaten → Konten: Bankkonto, ggf. Kasse, ggf. PayPal-Konto.
  2. Finanzdaten → Einnahmen-/Ausgabenstellen: typische Posten wie „Mitgliedsbeiträge“, „Spenden“, „Sportbetrieb“, „Verwaltung“.

→ Detailseiten: Konten, Einnahmen-/Ausgabenstellen

Vorlagen nutzen

Für Standardvereine lassen sich Buchungsstellen über Einrichtungspakete vorbelegen. Das spart erfahrungsgemäß mehrere Stunden Konfigurationsarbeit.

Schritt 3 — Beitragsarten definieren​

Beitragsarten bilden ab, was Ihre Mitglieder zahlen — z. B. „Erwachsene“, „Jugendliche“, „Familie“, „Ehrenmitglied“.

  1. Verein → Beiträge öffnen.
  2. Pro Beitragsart Höhe, Turnus (jährlich, halbjährlich, monatlich) und Buchungsstelle hinterlegen.
  3. Ermäßigungen und Sondertarife (z. B. „Familienrabatt“) ergänzen.

→ Detailseite: Beiträge

Schritt 4 — Sparten / Gruppen (optional)​

Wenn Ihr Verein in Sparten organisiert ist (z. B. Fußball, Turnen, Musik), legen Sie diese vor dem Mitgliederimport an:

  • Verein → Sparten für die organisatorische Gliederung
  • Mitglieder → Gruppen für flexible Verteilerlisten (z. B. „E-Mail-Newsletter“, „Vorstand“)

→ Detailseiten: Sparten, Gruppen

Schritt 5 — Mitglieder erfassen oder importieren​

Sie können Mitglieder einzeln über die Mitgliederliste anlegen oder einen Massenimport aus einer Excel-/CSV-Datei durchführen.

  1. Mitglieder → Mitgliederliste für einzelne Aufnahmen
  2. Verwaltung → Import für den Massenimport (Excel/CSV/vCard)

→ Detailseiten: Mitgliederliste, Import

Vor dem Import testen

Importieren Sie zuerst eine kleine Stichprobe (10–20 Datensätze) und prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie den vollständigen Bestand übernehmen.

Schritt 6 — Benutzer und Rechte einrichten​

Wenn mehrere Personen mit Netxp Verein arbeiten — z. B. Kassier, Schriftführer, Sparten­leiter — legen Sie pro Person ein Benutzerkonto mit der passenden Rolle an.

  1. Benutzer → Benutzerliste öffnen.
  2. Pro Person Benutzer anlegen.
  3. Über Benutzer → Benutzerrollen Rechte zuweisen.

→ Detailseiten: Benutzerliste, Benutzerrollen

Schritt 7 — SEPA-Mandate und Beitragseinzug vorbereiten​

  1. SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer in den Vereinsdaten hinterlegen.
  2. Pro Mitglied das SEPA-Mandat mit Datum erfassen.
  3. Probelauf in Beitragseinzug durchführen.

→ Leitfaden: Beitragseinzug

Schritt 8 — Datensicherung einrichten​

Bevor Sie produktiv arbeiten, sollten Sie eine regelmäßige Datensicherung einrichten. Wir empfehlen mindestens eine wöchentliche Sicherung des Server-Standes — bei häufigen Änderungen täglich.

→ Detailseite: Remoteserver-Export

Tipps & Hinweise​

Reihenfolge wirklich einhalten

Auch wenn die Versuchung groß ist, zuerst Mitglieder zu importieren — ohne Beitragsarten und Sparten landen sie ohne Zuordnung und müssen später aufwändig nachgepflegt werden.

Mit Testverein starten

Netxp Verein erlaubt mehrere Mandanten. Üben Sie zunächst mit einem Testmandanten und übernehmen Sie die Konfiguration anschließend in den echten Vereinsmandanten.

Häufige Fehler​

Beitragsarten ohne Buchungsstelle

Eine Beitragsart ohne hinterlegte Einnahmestelle führt beim ersten Beitragseinzug zu Fehlern. Prüfen Sie nach dem Anlegen die Vollständigkeit.

Falsche SEPA-Gläubiger-ID

Bei einer fehlerhaften Gläubiger-Identifikationsnummer werden alle Lastschriften von der Bank zurückgewiesen. Beantragen Sie die ID rechtzeitig bei der Bundesbank.

Vor Live-Start: Backup

Erstellen Sie vor der Übernahme echter Mitgliedsdaten eine vollständige Datensicherung. So können Sie im Fehlerfall in den Ausgangszustand zurückkehren.

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