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Belegarchiv und Dokumente

Im Portal-Bereich Belegarchiv und Dokumente lädt das Mitglied seine persönlichen Belege (Spendenquittungen, Beitragsrechnungen) und allgemeine Vereinsdokumente (Satzung, Sitzungsprotokolle) herunter. So entlastet der Verein die Schatzmeisterin von Einzel- anfragen und Mitglieder haben jederzeit Zugriff.

Zweck​

  • Eigene Spendenquittungen zur Steuererklärung als PDF
  • Beitragsrechnungen als Beleg für Lohnsteuer-Ermäßigung
  • Allgemeine Vereinsdokumente (Satzung, Beitragsordnung, Sitzungsprotokolle)
  • Familien-Zugriff für das Familienoberhaupt (bei aktivem Mehrfachzugang)

Voraussetzungen​

Welche Ordner sieht das Mitglied?​

Netxp Verein kennt vier Ordner-Typen für die Portal-Sicht:

Ordner-TypInhalt
Standard-FreigabenAllgemeine Dokumente — Satzung, Beitragsordnung, Sitzungsprotokolle. Alle Mitglieder sehen den Inhalt.
Mitgliedsspezifische FreigabenPersönliche Belege — Spendenquittungen, Beitragsrechnungen, individuelle Verträge. Pro Mitglied separat.
MitgliedsdokumenteAus dem Verein heraus aktiv hochgeladene Dokumente — Vereinsausweis-PDF, Begrüßungs-Mappe.
Neuregistrierungs-OrdnerWährend der Registrierung hochgeladene Dokumente (z. B. Personalausweis-Kopie).

Was genau in den Standard-Ordnern liegt, entscheidet der Vereinsadmin in der Verwaltung.

Familien-Zugriff​

Wenn der Verein den Mehrfachzugang aktiviert hat, sieht das Familienoberhaupt auch die Belege der Familienmitglieder:

  • Vater hat Login, sieht seine eigenen Belege und die seiner Kinder.
  • Im Familien-Dropdown wählt er das Familienmitglied — die Liste der Belege ändert sich entsprechend.
  • Spendenquittungen für die ganze Familie an einer Stelle.

Die Familien-Sicht aktiviert der Vereinsadmin in den Grundeinstellungen.

Wie kommen die Belege ins Portal?​

Spendenquittungen​

Wenn der Verein eine Spendenquittung über Spendenquittungen erstellt, kann sie automatisch im mitgliedsspezifischen Ordner landen — Häkchen „Im Belegarchiv ablegen" beim Erstellen.

Beitragsrechnungen​

Bei der Beitragsrechnungs-Erstellung über Rechnungen besteht dieselbe Option. Wer es automatisiert haben möchte: in der Vorlagen-Konfiguration der Rechnung das Häkchen aktivieren.

Allgemeine Dokumente​

Der Vereinsadmin lädt sie über Verein → Eigene Dateien in den Online-Speicher und gibt den Ordner für das Portal frei — siehe Verwaltungs-Übersicht.

So gehen Sie als Mitglied vor​

Spendenquittung herunterladen​

  1. Im Portal Belegarchiv und Dokumente öffnen.
  2. Im Ordner „Mitgliedsspezifisch" die gewünschte Quittung markieren.
  3. PDF öffnen oder Herunterladen.
  4. PDF abspeichern oder direkt in die Steuersoftware übernehmen.

Vereins-Satzung lesen​

  1. Ordner „Standard-Freigaben" öffnen.
  2. Satzung.pdf öffnen.
  3. Im Browser anschauen oder herunterladen.

Für Familienmitglied herunterladen​

  1. Im Portal oben rechts Familien-Dropdown öffnen.
  2. Familienmitglied wählen (z. B. „Tim, mein Sohn").
  3. Belegarchiv → Spendenquittungen erscheinen jetzt für den Sohn.
  4. Quittung wie oben herunterladen.

Download-Format​

Alle Belege und Dokumente sind als PDF verfügbar — eine universal gut lesbare Datei für Steuererklärung, E-Mail-Anhang oder Druck.

Office-Dokumente (Word, Excel) im Online-Speicher werden ebenfalls zum Download angeboten, allerdings ohne automatische PDF-Konvertierung.

Datenschutz​

AspektVerhalten
Lese-ZugriffNur das Mitglied selbst sieht eigene Belege. Familienoberhaupt sieht zusätzlich Familienmitglieder.
Kein Lösch-RechtMitglied kann Belege nicht löschen — bleibt beim Verein.
Aufbewahrungs-Frist10 Jahre nach § 147 AO — siehe Elektronische Belegablage.
DSGVO-AuskunftMitglied kann eine vollständige Liste seiner Belege per Knopfdruck herunterladen.

Tipps & Hinweise​

Spendenquittung im Steuerjahr direkt herunterladen

Statt am Jahresende lange Mails zu schreiben: Spendenquittung gleich nach dem Spenden-Eintrag im Portal als PDF herunterladen.

Familienkonto für Steuer

Wer in der Familie für die Steuer zuständig ist, nutzt den Familienzugriff — alle Spendenquittungen der Familie an einer Stelle.

Bei fehlenden Belegen kurz fragen

Wenn eine Spendenquittung im Portal fehlt: kurz bei der Schatz- meisterin nachfragen — meist ist das Häkchen „Im Belegarchiv ablegen" beim Erstellen vergessen worden.

Häufige Fehler​

Bereich erscheint nicht im Portal

Der Verein hat den Dokumenten-Zugriff in der Verwaltung nicht aktiviert. Beim Vorstand nachfragen.

Belege sind veraltet

Manche Belege werden erst beim nächsten Logout/Login synchronisiert. Browser-Cache leeren (Strg+F5) hilft oft.

PDF lässt sich nicht öffnen

Mögliche Ursachen:

  1. PDF-Reader im Browser deaktiviert — Acrobat-Reader installieren oder Chrome / Firefox nutzen.
  2. Datei-Übertragung wurde unterbrochen — erneut herunterladen.

Verwandte Themen​

Quellen: Internes Konzept zum MitgliederOnline-Belegarchiv (vier Ordnertypen: Standard, mitgliedsspezifisch, Mitglieds-Dokumente, Neu-Registrierungen) sowie Webinare zum Mitgliederportal.