Elektronische Belegablage

Die Elektronische Belegablage macht aus dem Ordner-Schrank mit Papier-Belegen ein durchsuchbares PDF-Archiv, das mit jedem einzelnen Buchungssatz verknüpft ist. Ein Klick auf eine Buchung zeigt sofort den zugehörigen Beleg — Schluss mit Suchen in Aktenordnern.

Zweck

• Papierlose Buchhaltung — GoBD-konform
• Sofort-Zugriff auf den Beleg aus jeder Buchung heraus
• Eigenbeleg-Generierung für Buchungen ohne Original-Beleg
• DATEV-Export mit Beleg-Anhängen an den Steuerberater
• Sichere zentrale Ablage bei Netxp (statt verschiedener Rechner)

Was kann angehängt werden?

Datei-Format	Verwendung
PDF	Hauptformat — gescannte Rechnungen, eigene PDFs, E-Rechnungen
XML	E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD), DATEV-Datensätze

JPG-, PNG-, TIFF-Dateien gehen technisch auch — bevor jedoch Belege ans Archiv gehängt werden, empfiehlt sich die Umwandlung in PDF. Das ist GoBD-konform und vermeidet Format-Probleme bei späteren Auswertungen.

Wo Belege angehängt werden

Buchungs-/Vorgangs-Typ	Beleg-Anhang
Einzelbuchung	Standard-Fall, Beleg direkt zur Buchung
Rechnung	Rechnungs-PDF an die Forderungs-Buchung
Spendenquittung	Quittungs-PDF an die Spenden-Buchung
Trainer-Abrechnung	Stundennachweis-PDF an die Auszahlungs-Buchung
Bankenübertrag	SEPA-Datei + Auftrags-Bestätigung
Buchungs-Vorschlag	PDF vorab anhängen, beim Verbuchen mitnehmen

Pro Buchung sind beliebig viele Belege möglich — Original-Rechnung, Mahn-Schreiben, Korrektur-Beleg.

Architektur — wo liegen die Belege?

Die Belege liegen auf einem WebDAV-Server bei Netxp (store.netxp-verein.de) — physisch in einem geschützten S3-kompatiblen Speicher.

Belegarchiv/
├── Vereinsbelege/
│   ├── Offene Belege/       (noch keiner Buchung zugewiesen)
│   └── Zugewiesene Belege/  (mit Buchung verknüpft)
├── Sparten-Tennis/
│   ├── Offene Belege/
│   └── Zugewiesene Belege/
└── Sparten-Fußball/
    └── …

Pro Verein lassen sich mehrere Beleg-Ordner anlegen — z. B. pro Sparte oder pro Geschäftsjahr. Dies erleichtert die Sicht- Beschränkung über Benutzer-Rollen.

Eigenbeleg-Automatik

Für Buchungen ohne Original-Beleg (Bareinzahlung, interne Umbuchung, Kassenausgabe) erzeugt das System automatisch einen Eigenbeleg:

Inhalt des Eigenbelegs	Details
Buchungs-Nummer	fortlaufend
Datum	Wertstellung
Betrag	inklusive Steueranteil
Kostenstelle / Sparte	aus der Buchung übernommen
Buchungspartner	Mitglied, Lieferant, freier Name
Verwendungszweck	aus der Buchung
Bemerkung	optional

Der Eigenbeleg ist eine fortlaufende PDF, die direkt im Belegarchiv landet — § 141 Abs. 5 AO und GoBD erfüllen, ohne dass Sie an einen Quittungsblock denken müssen.

So gehen Sie vor

Beleg manuell hochladen

1. Buchung öffnen → Reiter Belege.
2. Beleg hochladen → PDF aus dem Dateisystem wählen.
3. Belegname und Verwendungszweck pflegen.
4. Speichern — Beleg landet im Archiv und ist mit der Buchung verknüpft.

Beleg per Drag-and-Drop

1. Buchungs-Detail-Maske öffnen.
2. PDF-Datei auf die Maske ziehen.
3. Netxp Verein erkennt das Format und ordnet automatisch zu.

Beleg per Scanner

Mit dem Online-Speicher-Modul und der NetxpVereinFestplatte-Client-Anwendung lassen sich Belege per Scanner direkt ablegen — die Datei landet automatisch im „Offene Belege"-Ordner. Aus der Buchungskontrolle heraus weisen Sie sie der passenden Buchung zu.

Beleg ansehen

Doppelklick auf den Beleg in der Buchungs-Detailmaske → eingebauter PDF-Viewer öffnet sich. Belege lassen sich auch herunterladen oder im Standard-Programm öffnen.

Beleg-Suche

Die Belege sind durchsuchbar über:

Filter	Verwendung
Dateiname	Originalname oder Klartext
Buchungs-Bezug	Nur Belege einer bestimmten Buchung
Beleg-Ordner	Belege einer Sparte
Datum	Hochlade-Datum
Status	Offen / Zugewiesen / Gelöscht

Keine Volltext-/OCR-Suche

Netxp Verein durchsucht den Dateinamen, nicht den Inhalt der PDF. Wenn Sie nach Inhalten suchen wollen, lohnt sich eine sprechende Datei-Benennung beim Upload („2025-04-15 Stadtwerke Strom" statt „DSC_3421.pdf").

DATEV-Export mit Belegen

Beim DATEV-Export wandert nicht nur die Buchung, sondern auch der Beleg-PDF in das Export-Paket:

1. Verwaltung → Export → DATEV-Export.
2. Zeitraum und Belegordner wählen.
3. Mit Belegen exportieren anhaken.
4. ZIP-Datei wird erzeugt mit:
   • DATEV-XML der Buchungen
   • PDF-Belege je Buchung
   • Verknüpfungs-Metadaten
5. Datei an den Steuerberater übergeben.

Das Export-Format entspricht DATEV 4.0 (http://xml.datev.de/bedi/tps/document/v04.0).

Berechtigungen

Berechtigung	Was sie erlaubt
Belegablage verwenden	Modul-Aktivierung, Voraussetzung für alles weitere
Belegordner verwenden — alle	Vollzugriff auf alle Ordner
Belegordner verwenden — einzelne	Nur ausgewählte Ordner sichtbar
Kassenprüfer	Lesezugriff auch ohne Ordner-Zuweisung
Beleg löschen	Soft-Delete-Recht

Über die Benutzerrollen verteilen Sie die Berechtigungen pro Ordner — z. B. Spartenleiter Tennis sieht nur Tennis-Belege.

Aufbewahrung

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO beträgt 10 Jahre.

Netxp Verein löscht automatisch nichts. Belege bleiben dauerhaft im Archiv, bis Sie sie manuell entfernen (Soft-Delete) — das entspricht der konservativen Empfehlung der Finanzämter.

Wer nach 10+ Jahren aufräumen möchte, kann dies per Massen-Operation tun.

Tipps & Hinweise

Sprechende Datei-Namen

„2025-04-15 Stadtwerke Strom" statt „IMG_0001.pdf" — die nachträgliche Suche im Jahr 2030 dankt es Ihnen.

Ordner pro Sparte

Bei mehreren Sparten je Sparte einen eigenen Belegordner — übersichtlich, plus die Spartenleitung sieht nur eigene Belege.

Vor dem DATEV-Export prüfen

Vor dem Export einige Buchungen anklicken und prüfen, dass die Belege zugewiesen sind. Beim Steuerberater fehlende Belege verursachen Rückfragen.

Häufige Fehler

Beleg lässt sich nicht hochladen

Mögliche Ursachen:

1. Internet-Verbindung zum Netxp-Server gestört.
2. Upload-Timeout (60 Sekunden) bei großen Dateien überschritten — große PDFs vorher reduzieren.
3. Dateiname enthält ungültige Zeichen (Sonderzeichen vermeiden).

Beleg gelöscht statt zugewiesen

Beim Soft-Delete bleibt der Beleg im Archiv, ist aber gesperrt. Über Belegarchiv → Gelöschte zeigen lässt er sich wiederherstellen.

DATEV-Export ohne Belege

„Mit Belegen"-Häkchen vergessen. Erneuter Export mit Anhängen nötig — die ohne Belege erzeugte DATEV-Datei verwerfen.

Verwandte Themen

• Einzelbuchung — Belege anhängen
• Buchungskontrolle — Eigenbeleg-Erstellung
• Spendenquittungen — Quittungs-PDFs im Archiv
• Online-Speicher — Speicher-Backend + Scanner-Integration
• Eigene Dateien (Modul)
• Benutzerrollen

Quellen: Internes Konzept zur Elektronischen Belegablage (Eigenbeleg-Automatik, DATEV-4.0-Export) sowie Webinare „Belegablage Teil 1 + 2" (2016-09-01).