Lettershop
Der Lettershop ist Netxp-Vereins eigener Druck- und Versand-Service: Sie schicken einen Auftrag aus dem Programm, Netxp druckt, falzt, kuvertiert und verschickt — mit Frankierung und allen Beilagen. Für Vereine ohne professionellen Drucker oder ab größeren Auflagen oft schneller und günstiger als alles selbst.
Zweck
- Komplette Druck-Auslagerung für Vereinsbriefe
- Beitragsrechnungen und Mahnungen mit Anhängen verschicken
- Vereins-Versammlungs-Einladungen schick und einheitlich
- Spendenquittungen zum Jahresende per Post
- Vereinszeitung auf Wunsch in Farbe und Heftung
Wann lohnt sich der Lettershop?
| Auflage | Selbst drucken | Lettershop |
|---|---|---|
| 1 – 10 Briefe | sinnvoll | nur bei Sonderwunsch (Farbe, Falzung) |
| 10 – 50 Briefe | grenzwertig (Patronen-Kosten) | gut, vor allem bei Farbe |
| 50 – 500 Briefe | aufwändig, fehleranfällig | deutlich günstiger |
| über 500 Briefe | nur mit eigenem Drucker-Park | klar Lettershop |
Faustregel: Bei einer Vereins-Mitgliederversammlung mit Postversand an alle 250 Mitglieder spart der Lettershop mehrere Stunden Falzen und Kuvertieren plus Patronen-/Toner-Kosten.
Voraussetzungen
- Das Lettershop-Modul ist im Vertrag aktiviert.
- Sie haben Schreibrecht auf den Tag „Lettershop verwalten".
- Die zu versendenden Briefe sind im Bereich Vorlagen vorbereitet — oder Sie haben eine eigene Word/PDF-Datei.
Zwei Wege zum Auftrag
Weg 1 — Aus Netxp-Serienbriefen
- Kommunikation → Dokumente öffnen — alle erstellten Briefe.
- Gewünschte Briefe markieren.
- Rechtsklick → „Netxp Lettershop".
- Auftrags-Details eingeben:
- Anzahl der Briefe (wird aus Auswahl ermittelt)
- Anzahl Seiten pro Brief
- Druck-Optionen (Farbe, Duplex, Falz)
- Versand (Inland / International)
- Preisvorschau anfordern — Brutto-Summe wird angezeigt.
- „Zahlungspflichtig bestellen" klicken.
- Bestätigung „Lettershop wurde erfolgreich erstellt" — die Netxp-Mitarbeiter:innen melden sich innerhalb eines Tages mit Auftrags-Bestätigung.
Weg 2 — Mit eigener Vorlage
Wenn Sie eine eigene Word-Datei oder PDF haben (z. B. eine externe Druckerei-Vorlage):
- Kommunikation → Lettershop öffnen.
- Vorlage hochladen (Word, PDF).
- Empfängerliste wählen (Mitgliederfilter).
- Netxp passt die Vorlage an, sofern nötig — 23,50 € je begonnene Viertelstunde.
- Preisvorschau und Bestellung wie oben.
Preise (Stand 2019 — aktuelle Preise in der Bestell-Maske)
Basistarife
| Position | Preis |
|---|---|
| Papier + Druck + Kuvertierung (DIN A4, einseitig) | 0,30 € pro Brief |
| Versand Standardpost Deutschland | 0,95 € pro Brief |
| Gesamt Standard-Brief | ca. 1,25 € pro Brief |
Aufpreise pro Seite
| Option | Preis |
|---|---|
| Schwarz-Weiß | 0,05 € |
| SW mit Farb-Logo | 0,11 € |
| Farbe | 0,32 € |
| Heften | 0,03 € |
| Falzen | 0,03 € |
| Stanzen | 0,02 € |
| Digi-Etikett | 1,03 € |
Mengen-Staffelung beim Porto
| Blattzahl pro Brief | Porto-Verhalten |
|---|---|
| 1–2 Blatt | normaler Tarif |
| 3–5 Blatt | mittlerer Tarif |
| 6–9 Blatt | höherer Tarif |
| ab 10 Blatt | Flat-Porto je Brief |
Vorlagen-Anpassung (Weg 2)
| Aufwand | Preis |
|---|---|
| Anpassung der Vorlage (Logo, Falzmarken, Druckbereich) | 23,50 € pro Viertelstunde |
| Mindest-Bestellwert | siehe Konfiguration |
Druck-Optionen im Detail
| Option | Auswahl |
|---|---|
| Farbe | Schwarz-Weiß · Farbe · Erste Seite farbig + Rest SW |
| Layout | Einseitig · Beidseitig |
| Falzung | mehrere Falz-Varianten (Mittelfalz, Wickelfalz, Z-Falz) |
| Heftung | unbenannt / mit Rückenheftung |
| Stanzung | Lochung für Aktenordner |
| Sonderformat | DIN A5, DIN A4 (Standard), größere auf Anfrage |
| Versand-Ziel | Inland · International (separate Tarife) |
Welche Briefarten?
Praktisch alles, was als Serienbrief in Netxp Verein erstellt wird:
- Beitragsrechnungen (mit Druck-Markierung im Mitgliedskonto)
- Mahnungen (Stufe 1/2/3)
- Spendenquittungen zum Jahresende
- Mitglieder-Versammlungs-Einladungen mit Tagesordnung
- Vereinszeitung in DIN A4 mit Heftung
- Allgemeine Serienbriefe mit Platzhaltern
Workflow nach Bestellung
Tag 0 → Bestellung in Netxp ausgelöst
Tag 0/1 → Netxp-Mitarbeiter:in prüft Vorlage und Auftrag
Tag 1/2 → Auftrags-Bestätigung per E-Mail, ggf. Korrekturwünsche
Tag 2/3 → Druck und Konfektionierung
Tag 3/4 → Übergabe an die Post
Tag 4/5 → Briefe beim Empfänger
Der ganze Vorgang dauert in der Regel 3 bis 5 Werktage ab Bestellung bis Briefkasten.
Rechnung und Buchhaltung
Die Lettershop-Kosten erscheinen als separate Rechnungs-Position auf der nächsten Netxp-Vereins-Rechnung. Auf Wunsch lässt sich auf der Rechnung der Ansprechpartner oder die zugehörige Sparte vermerken — sinnvoll bei Vereinen, die Kosten auf Sparten verteilen müssen.
Datenschutz
Da bei einem Lettershop-Auftrag Mitgliederdaten an Netxp übermittelt werden (Empfänger-Adressen + Brief-Inhalte), greift die Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV) zwischen Verein und Netxp. Die AVV ist Bestandteil des Netxp-Vereins-Vertrags.
Sicherheits-Maßnahmen bei Netxp:
- Hosting auf Netxp-eigenen Servern
- Druck im eigenen Druckzentrum
- Keine Weitergabe der Daten an Dritte
- Datenträger-Vernichtung nach Auftragsabschluss
Tipps & Hinweise
Bei einem 500er-Versand zunächst einen Test-Brief an die eigene Vereins-Adresse drucken lassen (kleiner separater Auftrag) — schließt Layout-Probleme vor dem Massen-Druck aus.
Falt-Flyer, Eintritts-Karten oder Anmelde-Formulare lassen sich als Beilage mit dem Brief versenden — beim Auftrag in der Bemerkungsspalte angeben.
Vor dem Lettershop-Versand das Briefempfänger-Häkchen (Reiter Adressen) der Mitglieder prüfen — Briefe an „Kein Briefempfänger" werden ausgespart.
Häufige Fehler
Mögliche Ursachen:
- Vorlage ist nicht druckfähig (z. B. fehlende Schrift, kaputte PDF).
- Mitgliederfilter hat 0 Empfänger.
- Bei Auslandsbrief fehlt das Länderkennzeichen.
Bei sehr großen Aufträgen (>1000 Briefe) kann die Bearbeitung 1-2 Tage länger dauern. Vorher bei Netxp anrufen.
Sonderwünsche (Farbe statt SW, Heftung, mehrere Beilagen) erhöhen den Preis. Die Preisvorschau zeigt nur den Standard-Tarif — bei Sonderoptionen die Endsumme im Bestätigungs-Schritt prüfen.
Verwandte Themen
- Vorlagen — Brief-Designer
- Dokumente — Brief-Übersicht
- Lettershop (Kommunikations-Modul) — Workflow im Programm
- Beitragseinzug-Leitfaden
- Adressen — Briefempfänger-Filter
Quellen: Webinar „Updateschulung Lettershop" (2019-01-25, ca. 18 Min) sowie weitere Webinare zu Brief-Erstellung und Word-Designer (2020-09-04, 2019-05-14, 2018-10-30).