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Dokumente

In der Dokumentenverwaltung sehen Sie alle Dokumente, die Netxp Verein für Sie erzeugt hat — z. B. Beitragsrechnungen, Mahnungen, Spendenquittungen, Serienbriefe und Schriftverkehr.

Zweck​

  • Zentrale Übersicht aller erzeugten Dokumente
  • Nachträgliches Drucken oder Versenden
  • Übergabe an Lettershop für Druck und Versand
  • Filterung nach Datum, Typ, Vorlage, Druckzähler

Voraussetzungen​

  • Mindestens ein Dokument wurde in Netxp erzeugt — z. B. aus Vorlagen oder Rechnungen.
  • Ihr Benutzer hat das Recht Dokumente (Lesen/Schreiben).

So gehen Sie vor​

Dokumente öffnen​

Öffnen Sie Kommunikation → Dokumente.

Dokumentenverwaltung — Übersicht

Filter setzen​

Über die Filterzeile schränken Sie ein:

FilterBedeutung
Datum / ZeitraumErzeugungs­datum
DokumenttypBrief, Rechnung, Spendenquittung, Serienbrief …
VorlageAuf welcher Vorlage basiert das Dokument
DruckzählerFilter z. B. auf „noch nie gedruckt" — perfekt für Nachhol-Druckläufe
NameVolltextsuche im Dokumenttitel

Mehrere Filter lassen sich kombinieren.

Dokument anzeigen​

  1. Dokument markieren oder doppelklicken.
  2. Anzeigen öffnet die Druckvorschau.

Markierte drucken​

  1. Mehrere Dokumente per Haken markieren.
  2. Markierte drucken klicken — alle ausgewählten Dokumente werden nacheinander gedruckt.

Per E-Mail senden​

  1. Dokument markieren.
  2. Als E-Mail senden klicken.
  3. Netxp öffnet den E-Mail-Versand mit dem Dokument als PDF-Anhang.

Lettershop-Auftrag​

Für große Sendungen (z. B. Beitragsrechnungen an alle Mitglieder) übergeben Sie die Dokumente an den Netxp-Lettershop — die Briefe werden professionell gedruckt, kuvertiert und versendet.

  1. Dokumente markieren.
  2. Netxp Verein Lettershop klicken.
  3. Im Lettershop-Dialog Versandoptionen (Standard­brief, Einschreiben, Farbe) wählen.

Vom Server laden​

Bei Webzugang-Installationen liegen Dokumente teils auf dem Server. Vom Server laden holt sie für die lokale Anzeige nach.

Dokument löschen​

Löschen entfernt das Dokument. Vorsicht — Belege für Steuerprüfungen sollten nicht gelöscht werden; entweder behalten oder rechtssicher archivieren.

Tipps & Hinweise​

Druckzähler als Werkzeug

Filter „Druckzähler = 0" zeigt sofort, welche Beitragsrechnungen noch nie gedruckt wurden — perfekter Routine-Check nach einem Beitragslauf.

E-Mail-Versand für Beitragsrechnungen

Versenden Sie Beitragsrechnungen per E-Mail statt per Brief — schont Porto und ist umweltfreundlicher. Nur Mitglieder ohne E-Mail-Adresse bekommen den Brief.

Archivieren statt löschen

Statt alte Dokumente zu löschen, archivieren Sie sie in Eigene Dateien oder der Elektronischen Belegablage — für Betriebsprüfungen unverzichtbar.

Häufige Fehler​

Dokument nicht in der Liste
  • Filter zu eng — auf vollen Zeitraum zurücksetzen.
  • Dokument wurde lokal gespeichert, nicht in Netxp — schauen Sie im Lokalverzeichnis nach.
E-Mail-Versand schlägt fehl

Verwandte Themen​

Quellen: Wiki — Kommunikation/Dokumente.